Когда мы говорим про использование электронной цифровой подписи — не каждый из нас представляет, что же это такое и зачем это конкретно нужно. Рассмотрим что необходимо знать об электронной цифровой подписи, как одного из инструментов в повышении технологичности своего бизнеса, а значит, в повышении эффективности своего бизнеса.
Электронно-цифровая подпись является необходимым инструментом в современном бизнесе.
Электронная цифровая подпись востребована при защите авторских прав, а также применяется для минимизации рисков, связанных с подделкой документов. Сегодня эцп имеет несколько степеней защиты, закодированную строку взломать практически невозможно.
Особенности и преимущества
Мы уже писали ранее, что такое электронная цифровая подпись и зачем она нужна. Тем не менее, кратко повторим.
ЭЦП состоит из нескольких элементов:
- Ключи. Они бывают открытыми и закрытыми. Первый вид предназначен для идентификации достоверности ЭЦП, он имеется у всех сторон, предусмотренных в договоре. Второй представляет собой информацию, доступ к которой невозможно получить без открытого ключа.
- Сертификат. Он содержит краткие данные о собственнике.
Среди преимуществ ЭЦП можно выделить:
- действительность за рубежом;
- существенную экономию времени при оформлении различной документации.
Использование электронной цифровой подписи
Работать с ЭЦП не сложно.
- Для ее расшифровки используется специальный криптографический преобразователь. При этом открыть файл с ней может только тот человек, которому он адресован.
Если произойдут попытки взлома, внесения изменений в документ, то ЭЦП автоматически становится недействительной.
- Чтобы получить сертификаты ключей, необходимо заключить соответствующий договор. Он может быть изложенным на бумаге, представленным в электронном виде.
- После обработки заявления с помощью специальной программы генерируется личный ключ, клиенту выдается карточка регистрации заявки.
ЭЦП является надежным инструментом при ведении дел. Она способна минимизировать риски при проведении разнообразных операций в сети. И к вопросу регистрации ЭЦП стоит подойти ответственно.
Обмен электронными документами с ЭЦП
Главное использование электронной цифровой подписи, в первую очередь — это межкорпоративный документооборот (обмен электронными версиями документов между различными компаниями). Уже сейчас любые организации могут наладить взаимный обмен юридически значимыми электронными документами. Такой электронный обмен дает существенные преимущества перед любой бумажной формой:
- Ускоряется срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента). В десятки раз минимум, по сравнению с бумажными документами.
- Сокращаются издержки, связанных с подготовкой и передачей документов между контрагентами. Подготовка и передача в электронной форме по стоимости значительно меньше передачи таких же документов в бумажной форме.
Есть и реальные экономические выгоды:
- Ускоряются бизнес-процессы компаний (например, по проведению коммерческих сделок).
- Увеличивается скорость оборота денежных средств. Что позволяет больше заработать за один и тот же период времени.
- Сокращение издержек экономит деньги, которые можно использовать на решение других бизнес задач.
- Ускоряется подача отчетности в налоговые органы. Что также повышает денежные средства в обороте.
- Электронная форма документов позволяет существенно автоматизировать работу. Это положительно влияет на скорость обработки всех документов в компании.
Все эти преимущества особенно актуальны для крупных компаний с большим объемом документооборота.
Согласно действующему законодательству для внешнего обмена документами, можно использовать следующие виды документов:
- счета-фактуры;
- договоры;
- счета на оплату;
- товарные и товарно-транспортные накладные;
- акты выполненных работ и оказанных услуг;
- акты сверки взаиморасчетов;
- письма (требующие юридической значимости).
Обязательно ли использовать электронный документооборот и ЭЦП?
Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора совсем не обязательно. Но, при самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей.
- Для подписания документов электронной цифровой подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами.
- С каждым контрагентом придется заключить отдельное соглашение о начале электронного документооборота с описанием принимаемых правил обмена.
- После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, потребуется где то хранить электронные документы.
- И это далеко не все вопросы, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена. Также нужно будет решать вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.
К тому же, согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. только через оператора электронного документооборота.
Сдача отчетности в государственные органы также происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.
Поэтому, для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами использовать услуги внешнего оператора.
